Екатерина КондрашинаМенеджер по деловым поездкам направления «Протокол и брендинг» ООО «СИБУР»

«СИБУР» является крупнейшей в России интегрированной нефтехимической компанией. Здесь покупают и перерабатывают углеводороды в пластики, каучуки и другие продукты с высокой добавленной стоимостью, предлагая актуальные технологические решения и улучшая качество жизни людей. Группа производит и продает на российском и международном рынках нефтехимическую продукцию в двух бизнес-сегментах:

* Олефинах и полиолефинах (полиэтилен, полипропилен, БОПП и другие)

* Пластиках, эластомерах и промежуточных продуктах (синтетические каучуки, пенополистирол, ПЭТ и другие).

Сотрудники «СИБУРа» — это более 26 тыс. человек, которые вносят свой вклад в достижение успеха клиентов компании, представляющих химическую отрасль, FMCG-сектор, автомобильную индустрию, строительный, энергетически и другие сектора в 80 странах.

Екатерина отвечает за стратегию и методологию организация процесса командирования работников холдинга, выстраивание коммуникации с основными стейкхолдерами процесса, совершенствование всех этапов, связанных с командированием, проведение комплекса мероприятий, повышающих эффективность оказания услуг внутренним заказчикам (работники предприятий компании «СИБУР») и сокращающих издержки на операционную деятельность.

В сфере бизнес-тревел Екатерина работает уже свыше 20 лет, большую часть этого времени была на стороне TMC. Сейчас этот опыт позволяет ей не только вести диалог с партнерами на одном языке, делиться опытом и знаниями с командой, но и ускорять сроки реализации совместных проектов.

«Надо отметить, что команда „СИБУР“ (Протокол и Брендинг, Управление по сопровождению командировок) за последние годы уже реализовала очень много инновационных проектов. Моя задача была подхватить незавершенные проекты, провести аудит процессов и понять, что еще мы можем реализовать для упрощения и прозрачности процессов командирования — самостоятельно или совместно с нашими партнерами», — говорит Екатерина.

За этот год при участии Екатерины было организовано около 50 тыс. командировок по России и за рубежом для 12,6 тыс. сотрудников компании.

За период с 1 июня 2018 года по 31 мая 2019-го года совместно с командой Управления по сопровождению командировок (девять человек, сотрудники ЦОБ в Нижнем Новгороде) Екатерина смогла выполнить следующие задачи:

1. Запустить портал командирования на базе BPM online на всех площадках холдинга (27 предприятий, около 12,6 тыс. пользователей). В одном интерфейсе работник создает запрос на командировку, который согласовывается руководителем, далее формируется приказ в электронном виде во внутренней системе «СИБУРа», затем все необходимые данные по приказу попадают в систему бронирования провайдера.

Также реализованы следующие функции:

• отмена деловой поездки и согласование связанных с этим штрафов и дополнительных расходов;

• формирование заявки на перечисление суточных и средств на другие расходы в командировке;

• автоматическое оформление авансового отчета;

• интервальное планирование (планирование, согласование и оформление командировок на месяц вперед и далее), позволяющее оптимизировать расходы по плановым командировкам.

Внедрение этого решения позволило компании сэкономить более 15 тыс. часов за год времени сотрудников и сократить сервисные сборы агентства.

2. Внедрить рейтинг отелей в OBT. Теперь сотрудники холдинга могут по окончании командировки поставить оценку отелю и оставить свои комментарии. Помимо удобства для пользователей, которые могут при выборе отеля ориентироваться на оценки своих коллег, это решение позволяет скорректировать отельную программу, так как оценка внутреннего клиента — один из важных критериев при ее формировании и пролонгации договоров.

3. Автоматизировать передачу персональных данных на сторону агентства. «Это позволило нам высвободить за год пять тысяч часов времени наших сотрудников и сократить количество ошибок в финансовой документации», — замечает Екатерина.

4. Реализовать проект по отказу от сбора посадочных талонов для отчетности на всех предприятиях. Так как проект был пилотным, многие процессы пришлось «выравнивать» — как с партнерами, так и внутри компании. Но реализация данного проекта сэкономила 25 тысяч часов за один год работы.

5. Запустить чат-бот, отвечающий на основные вопросы коллег по процедурам процесса командирования.

6. Совместно с агентством разработать и внедрить дэшборд по командированию для руководителей предприятий, позволяющий увидеть основные показатели, влияющие на расходы по командированию.

7. С целью оптимизации расходов запустить сервис бронирования апартаментов по России и заграницей для длительного проживания сотрудников в командировке (длительность более 14 дней).

8. Заключить договоры с Yandex и Gett для всех предприятий на все трансферы с дальностью не более 50 км.

«Таким образом мы не только оптимизировали наши затраты, но и предоставили возможность мгновенного сервиса нашим коллегам», — говорит Екатерина.

9. Для поездок со сложной логистикой реализовать сервис аренды машин за рубежом (Avis и Sixt).

10. Совместно с коллегами из HR полностью выстроить процесс оформления тревел-услуг в рамках релокации сотрудников (около трех тысяч сотрудников/год ~ 15 тыс. поездок).

Также в течение этого года Екатерина и коллеги неоднократно принимали участие в форумах АБТ-АСТЕ Russia (Москва, Казань, Санкт-Петербург) в качестве приглашенных спикеров или участников панельных сессий.

«На постоянной основе мы ведем коммуникацию с нашими коллегами — транслируем все изменения в тревел-политике, новости и специальные предложения партнеров для сотрудников, информацию об изменениях в корпоративных авиа- и отельных программах, новых автоматизированных решениях и лайфхаках», — делится Екатерина.

Основным вызовом для Екатерины в этом году стало внедрение, пересмотр и перестройка внутренних процессов с коллегами из Управления командирования и других функций, развитие операционной команды в направлении проектной деятельности, реализация всех намеченных целей в срок. Но, пожалуй, самым важным стало выстраивание правильного баланса между задачей компании по оптимизации расходов и удобства для внутренних клиентов — как в использовании продуктов, так и самого сервиса.