Елена Токкоменеджер по командировкам ПК «Балтика»

История пивоваренной компании «Балтика» начинается в 1990 году с открытия завода в Санкт-Петербурге, а уже в 2007 году авторитетная британская газета Financial Times включила ее в список 100 крупнейших мировых товарных знаков. В 2008 году ПК «Балтика» становится частью глобальной группы Carlsberg Group, основной регион влияния — Восточная Европа.

Штат компании насчитывает более девяти тысяч человек. География командировок охватывает весь мир, при этом 90% деловых поездок приходится на Россию.

Блоком бизнес-тревел в ПК «Балтика» Елена руководит с 2006 года. В своей работе она стремится максимально эффективно выстроить все бизнес-процессы, связанные не только с командировками, но и в принципе с работой компании. Для этого используются все передовые возможности индустрии, такие как Online Booking Tool, мобильное приложение, платформы для бизнес-аналитики, интеграционные решения. В настоящее время все вопросы, связанные с бронированием, авторизацией и оформлением услуг в ПК «Балтика» решаются комплексно, на базе одной технологической платформы ТМС.

В зоне ответственности Елены:

• Автоматизация процессов командирования. В 2016 году в компании был внедрен OBT, в котором реализована настройка всех дополнительных данных и схем авторизации как локального, так и глобально уровня. Также был успешно завершен проект по внедрению и настройке автоматической передачи данных между ПК «Балтика» и обслуживающим агентством делового туризма. Теперь все данные сотрудников по защищенному каналу в режиме реального времени передаются в агентство — сотрудникам HR нужно лишь внести изменения во внутренней системе ПК «Балтика».

• Контроль за соблюдением правил командирования (как глобальных, так и локальных нормативных актов), приведение всех требований к единому знаменателю, построение простой и прозрачной схемы работы в компании.

• Разработка, анализ, внедрение и ведение локальной гостиничной программы. В ходе этой работы удалось выделить пул наиболее удобных и комфортных отелей во всех регионах страны, которые бы соответствовали нормам и стандартам ПК «Балтика», а также соответствовали лимитам компании.

• Ведение статистики и предоставление всевозможных отчетов как на локальном, так и на глобальном уровне.

• Коммуникации с сотрудниками: информационные рассылки, консультирование, работа с обратной связью, создание, наполнение и обновление внутренних систем компании.

Ключевые проекты Елены в 2018-2019 гг.:

1. Для оптимизации процессов, связанных с бронированием командировок, было принято решение о переходе на новую платформу ОВТ. При этом более эффективный инструмент был предложен текущим поставщиком компании. Новая система полностью меняла последовательность шагов при бронировании и оформлении услуг: теперь на первом этапе от сотрудников требовалось заполнить всю информацию о командировке и только потом переходить к поиску и оформлению услуг.

Перед Еленой стояла задача осуществить переход на новую платформу максимально быстро и безболезненно. Для имплементации был выбран период наименьшей командировочной активности. Предварительная подготовка заняла два месяца. За несколько недель до перехода были проведены тренинги и составлена подробная инструкция по работе в новой платформе. Благодаря максимальному вовлечению Елены переход на новый OBT был осуществлен за один день в указанные сроки и без нарушения текущих бизнес-процессов.

2. Параллельно с внедрением новой платформы OBT Елена вела проект по внедрению в компании банковских продуктов American Express — карт BTA (Bussiness Travel Account). В разрезе командировок ПК «Балтика» полностью отказалась от работы по безналичному расчету. Внедрение BTA позволило компании увеличить отсрочку платежа, получать централизованную информацию по всем расходам в сегменте тревел, эффективно планировать и прогнозировать затраты.

3. Совместно с коллегами из глобального офиса Еленой была полностью переработана тревел-политика. Внесенные поправки облегчили и упростили требования к сотрудникам в части оформления командировок, в частности, новое правило позволило дополнительно не отправлять на согласование услуги, стоимость которых на момент выписки увеличилась в пределах установленного лимита. Также компания полностью отказалась от выбора отелей по принципу «звездности» — теперь единственным критерием являются лимиты, которые при этом были существенно оптимизированы.

В настоящее время под руководством Елены стартовал проект по внедрению в компании инструмента по автоматизации авансовой отчетности. Его задача — упростить отчетность сотрудников по уже совершенным командировкам, а также автоматизировать работу бухгалтерии по закрытию командировки. Инструмент, разработанный текущим поставщиком в сфере тревел, будет интегрирован в OBT компании. В проект, которым руководит Елена, вовлечены сразу несколько отделов ПК «Балтика»: HR, бухгалтерия, отдел финансового контроля, закупки. Также ведется постоянная коммуникация с конечными потребителями продукта — сотрудниками компании.