Надежда Клебановаруководитель Департамента административных сервисов фонда «Сколково»

Некоммерческая организация Фонд развития Центра разработки и коммерциализации новых технологий (далее — Фонд «Сколково») занимается созданием уникального для России инновационного центра «Сколково».

Миссия Фонда «Сколково» — создание экосистемы, формирование благоприятных условий для инновационного процесса. Ученые, конструкторы, инженеры и бизнесмены совместно с участниками образовательных проектов работают над созданием конкурентоспособных наукоемких разработок мирового уровня в пяти приоритетных направлениях: энергоэффективность и энергосбережение, ядерные технологии, космические технологии и телекоммуникации, биомедицинские технологии, стратегические компьютерные технологии и программное обеспечение. Ожидаемый результат — самоуправляющаяся и саморазвивающаяся экосистема, благоприятная для развития предпринимательства и исследований, способствующая созданию компаний, успешных на глобальном рынке.

Надежда работает в Фонде «Сколково» с 2015 года, ее опыт в сфере бизнес-тревел как в крупных российских, так и международных компаниях составляет более десяти лет.

В Фонде Надежда отвечает за организацию работы административного блока с классическим функционалом управления арендными взаимоотношениями, организацией и содержанием офиса, предоставлением полного спектра административных и офисных сервисов. В части бизнес-тревела основными сегментами работы являются организация командировочного процесса, обеспечение логистики приглашенных спикеров мероприятий, включая их полное сопровождение от посадки в самолет в стране вылета до приземления в стране прибытия и полным спектром наземного обслуживания в дни пребывания в РФ. Также в настоящее время решаются задачи, связанные с коммерциализацией деятельности Фонда, — обеспечение поддержки выездных кампаний для партнеров или участников экосистемы (например, ознакомительная поездка представителей Технопарков РФ в КНДР с целью использования их опыта по созданию таких структур).

Командировочный процесс в Фонде «Сколково» является неотъемлемой частью развития проекта и связан с потребностями в изучении международного опыта, с одной стороны, и продвижением на международной арене успешных проектов Фонда — с другой. Также существенный объем командировок связан с исполнением государственных задач по продвижению и популяризации национальных разработок в рамках различных международных и федеральных мероприятий.

«Мы разворачиваемся туда, куда идет наша страна, — рассказывает Надежда. — Фонд „Сколково“ в лице топ-менеджеров является участником всех крупнейших международных и федеральных событий, поскольку это про бизнес, технологии, развитие, про интеграцию политической и экономической системы. Мы ездим туда, где есть что-то новое, интересное и „выстреливающее“. С этим связана и география наших командировок, которая охватывает весь мир».

Также команда Фонда под руководством Надежды обеспечивает перемещения по стране и миру работников дочернего общества Фонда, которое отвечает за организацию мероприятий в форматах Stratup Tour, Stratup Village, форума «Открытые инновации» и иных мероприятий.

Наряду с другими задачами выполняется большой объем работы по организации логистики приглашенных иностранных и российских спикеров, выступающих на этих мероприятиях. Для участия в них приглашаются эксперты мирового уровня, являющиеся общепризнанными профессионалами в своей области, визионерами, руководителями научных лабораторий и университетов, бизнес-ангелами, курирующими наиболее успешные технологические проекты последних десятилетий, а также представители политической и деловой элиты из европейских, азиатских, южно-американских стран.

Организация логистических услуг для таких спикеров в Фонде начинается с подготовки обоснования их участия (т.е. анализа соответствия уровня компетенций, ораторских навыков перед большими аудиториями, значимости в мировом сообществе заявленным темам мероприятия) и комплексного согласования (бюджета, соблюдения действующих нормативных регламентов) вовлеченными службами Фонда, подготовкой всех необходимых документов. При этом для формирования точного бюджета поездки командой Надежды со спикером ведутся прямые переговоры относительно вариантов перелетов, что бывает непростой задачей ввиду загруженности экспертов и их сложных графиков с большим объемом поездок. Надежда регулярно сталкивается с необходимостью составления крайне сложных маршрутов при отличающемся, например городе/стране вылета и городе/стране возвращения (при 2-3 сегментах перелетов в каждую сторону разными авиакомпаниями). Обеспечение таких перелетов требует существенных усилий для оптимизации расходов.

Фонд самостоятельно оказывает визовую поддержку для спикеров для въезда в РФ, и, несмотря на применение процедур, позволяющих максимально ускорить процесс выдачи въездных виз, часто требуются существенные усилия для координации и контроля этого процесса, особенно, когда окно подачи документов и получение готовой визы составляет 1-2 дня между поездками.

Большой сложностью при многосегментных и длительных перелетах становится согласование со спикерами дат поездок, расходы по которым может нести Фонд «Сколково». Согласно жесткому регламенту, спикеры могут прилетать строго накануне мероприятия и уезжать не позднее следующего дня после его окончания. При длительных перелетах такие условия становятся сложным вопросом, однако, благодаря личной вовлеченности, правильному построению коммуникации и предельной честности в обсуждении таких вопросов, спикеры соглашаются на предлагаемые условия.

Проживание спикеров в Москве обеспечивается, как правило, в одном из пятизвездочных отелей, которые обычно готовы предложить действительно крайне привлекательные условия для размещения гостей и обеспечить процесс индивидуальных бронирований внутри определенного периода, но с различными датами заезда/выезда каждого гостя. Фонд самостоятельно ведет прямые переговоры со всеми отелями для согласования наилучших условий.

Координация транспортного обслуживания уровня «бизнес» часто осуществляется в «ручном» режиме для минимизации накладок в расписаниях рейсов и обеспечения своевременного присутствия спикера на площадке мероприятия.

За годы работы Надежды в Фонде «Сколково» организация тревел-процесса претерпела существенные изменения, главным из которых стал тендер по выбору нового обслуживающего агентства и переход на онлайн-систему бронирования — платформу Time.aero. Также были существенно оптимизированы соответствующие процедуры Фонда путем изменения тревел-политики.

Выбор нового поставщика услуг в сфере бизнес-тревел был реализован в прошлом году и представлял собой крайне сложную задачу в связи с необходимостью совместить все ограничения, накладываемые на такого рода процедуры в Фонде, с адекватными возможностями рынка.

Сложность тендерного процесса в Фонде обусловлена большим объемом требований к организации закупочных процедур, которые максимально приближены к госзакупкам. При этом условия конкурса не могут основываться на ценовых показателях (размере сервисного сбора) как таковых в силу специфики организации данного вида бизнеса, поскольку такой подход категорически не может обеспечить выбор надежного партнера. При этом включение любых условий, связанных с критериями объема бизнеса партнеров, качеством их работы и т.п., рассматриваются как ограничивающие конкуренцию и не могут применяться в Фонде. В этих условиях подготовка технического задания, критериев и параметров отбора участников закупочной процедуры уже сама по себе становится вызовом.

Помимо успешного выбора поставщика услуг и запуска онлайн-платформы, Надеждой были предприняты первые шаги по интеграции системы 1С с инструментами агентства для автоматизации управленческой отчетности и контроля бюджетов, что предполагает обмен данными между системами в режиме реального времени. Такой подход позволит обеспечить гораздо более высокий уровень финансового контроля на уровне согласования услуг по отдельно взятой командировке или совокупности командировок в разрезе центров затрат, проектов, иных признаков группы аналитик на этапе согласования услуг по командировке. Проект реализуется совместно с соответствующими службами Фонда и партнеров и курируется Надеждой.

Другим вызовом для Надежды стало проведение в Москве мероприятия «Остров 2019» под эгидой институтов развития РФ. В нем приняли участие более двух тысяч человек, они работали на территории Инновационного центра «Сколково» в течение двух недель. Несмотря на позднее поступление задач по организации данного мероприятия, была успешна организована логистика спикеров, обеспечена их работа на площадке, а также размещение в отелях города и обеспечена ежедневная логистика для 1500 участников, включая 300 подростков в возрасте от 14 лет. В соответствии с законодательством РФ данная категория граждан классифицируется как «дети», что потребовало от команды Надежды особых условий организации их поездок на авиа-, железнодорожным и наземном транспорте, соблюдения дополнительных условий для организации размещения в отелях, специальной организации питания. Эта задача требовала постоянной концентрации и контроля, учета многих нюансов и вовлечения кураторов.

Проведение интенсива «Остров 2019» потребовало существенной мобилизации всей команды, чрезвычайно напряженного графика работы и несомненно, поддержки партнеров даже в тех ситуациях, когда это было крайне сложно. Также очень значимую роль сыграли доверительные отношения на рынке и вера в нужность подобных проектов для развития страны.

По итогам года за счет полной вовлеченности Надежды в конструктивные переговоры с внутренними клиентами и подбором оптимальных маршрутов перелетов, договоренностей с партнерами-отелями о специальных тарифа, в рамках мероприятий было сэкономлено около 20% выделенных бюджетов.

«Самое важное качество, которым должен обладать тревел-менеджер, — быть клиентоориентированным. И заказчиком, и исполнителем в одном лице. Ведь, являясь заказчиком услуг для нашего внешнего партнера, мы являемся исполнителем и провайдером этих услуг для внутреннего клиента. Приоритет во всех процессах — это, безусловно, качество услуг. За этим стоит колоссальная работа по обеспечению бизнес-процессов, комплексная система эффективного менеджмента на всех участках пути. Люди тратят на командировки свое личное жизненное время, отдавая его компании и работодателю, поэтому важно, чтобы процесс организации командировки был понятным, прозрачным, спокойным и, конечно, успешным. Начиная с момента понимания, что эта командировка состоится, до момента, когда сотрудник сдает авансовый отчет и история закрывается. А все, что в середине — это огромный пласт партнерских взаимоотношений и работа колоссального количества людей», — считает Надежда.