Полина Строчилинаменеджер по управлению деловыми поездками компании Sanofi

Sanofi — диверсифицированная фармацевтическая компания. Является одной из лидирующих на глобальном рынке. На сегодняшний день она представлена более чем в 100 странах и насчитывает более 110 тыс. сотрудников по всему миру.

В России Sanofi присутствует с 1970 года. Компания занимает одно из первых мест на фармацевтическом рынке страны. Штат компании здесь насчитывает более 1000 человек.

Sanofi предлагает пациентам в России обширный портфель оригинальных лекарственных средств, дженериков и безрецептурных препаратов в ключевых терапевтических областях.

Большую часть сотрудников организации можно назвать «полевыми» (sales force), основную часть своего рабочего времени они проводят в командировках. Если говорить о географии покрытия, то она охватывает весь мир, но большая часть — это все-таки внутренние командировки. Общий годовой объем тревел-услуг оценивается в более чем 200 млн рублей, а количество транзакций — в более чем 30 тыс. в год.

В Sanofi Полина работает шесть лет. Начинала с должности координатора по командировкам, в зоне ее ответственности была тревел-поддержка трех основных бизнес-подразделений компании. Постепенно ее экспертиза и зона ответственности расширились. С 2018 года является менеджером по управлению деловыми поездками в странах региона Евразия и на Украине.

При Полине в процессе организации командировок в компании произошли немалые изменения. Изначально командировки оформлялись путем заполнения специально разработанной формы в Excel, затем была внедрена система 1С для оформления командировок, но процесс коммуникации с агентством при этом по-прежнему оставался в офлайн-режиме, а с 2016 года все сотрудники используют систему онлайн-бронирования, процесс в которой мы уже несколько раз успели усовершенствовать и успешно интегрировать с несколькими системами (например, 1С и Workday).

Основные обязанности Полины в Sanofi — имплементация эффективного процесса сопровождения сотрудников компании сервисом по организации деловых поездок; выстраивание визовой поддержки (при въезде и выезде за границу) и управление этими процессами в странах зоны ответственности; стандартизация этапов по организации деловых поездок и реализация проектов трансформации процесса; гармонизация процессов организации командировок в регионе; анализ командировочных расходов и предоставление руководству (локальному и региональному) отчетности с указанием потенциальных зон оптимизации затрат; управление сервисными контрактами поставщиков, оказывающих услуги по организации деловых поездок и др.

Основные завершенные проекты Полины за отчетный период:

1. Адаптация и внедрение в странах Евразии и на Украине новой глобальной политики по командировкам и авансовым отчетам.

2. Написание Евразийской процедуры по командировкам и авансовым отчетам, включающей в себя как правила, обозначенные в глобальной политике, так и локальные требования каждой страны.

3. Имплементация в России глобального проекта SmartTravel, в ходе которого сотрудники должны поменять свой подход к организации командировок.

В рамках данного проекта Полиной был проведен анализ эффективности новых правил. После проведения анализа было выявлено, что ряд нововведений может негативно повлиять на расходы, то есть увеличить их. Данная информация была предоставлена глобальным коллегам, после чего они приняли решение внести Россию в список исключений по ряду правил. В рамках данного проекта было разработано несколько каналов информирования сотрудников: коммуникационная программа по средствам использования корпоративной почты, а также проведение отдельных сессий для всех бизнес-подразделений компании.

4. Разработка и имплементация квартального отчета показателя раннего бронирования авиабилетов, который направляется руководству компании. Также формат данного отчета был презентован держателям процесса Travel&Expense в странах региона AEME (Africa, Eurasia, Middle East), после чего они приняли решение внедрить идентичный отчет в собственных странах.

5. Подготовка материалов и проведение вебинаров и очных сессий для всех сотрудников компании о процессе организации командировок, оформления авансовых отчетов и правилах использования корпоративных кредитных карт.

Самым масштабным и самым сложным для Полины оказался проект по полной реорганизации процесса оформления командировок в России. «В самом начале у нас было две системы, которые сотрудники использовали для оформления командировок, — говорит она. — Система 1С, где сотрудники создавали свои заявки на командировки и утверждали у руководителя бюджет на поездку, и система онлайн-бронирования TimeAero, предоставленная нашим поставщиком, где коллеги уже непосредственно выбирали себе конкретные услуги и оформляли их. Между данными системами была настроена постоянная интеграция передачи данных по заявкам и профилям сотрудников».

В качестве лидера данного проекта Полина «отрисовывала» процессы по моделям AS-IS и TO-BE, искала возможности оптимизации путем отказа от одной из ранее используемых систем, анализировала совместно с IT необходимость создания новой интеграции, отвечала за написание ТЗ, тестирование системы и ее доработку, написания change management плана (включая инструкции для сотрудников и проведение очных и заочных тренингов). В результате процесс оформления командировок в компании был полностью пересмотрен и переведен в одну систему — TimeAero.

«Данный проект имел четкую дату запуска, которую мы не могли сдвинуть, — рассказывает Полина. — Как мне кажется, мы справились на отлично, так как успешно и в срок смогли построить интеграцию между системой TimeAero, глобальной системой WorkDay и локальной системой по организации мероприятий. Также нам удалось в один день перевести всех сотрудников на новую схему работы и при этом обеспечить непрерывность всех бизнес-процессов. Более того, сохранить adoption rate на уровне более 85%. Основным критерием успеха данного проекта считаю тот факт, что процесс организации командировки (от формирования заявки до получения ваучеров и электронных билетов) в компании сократился более чем в два раза».