Нинель Бокманруководитель проектов ООО «Хэдхантер»

Нинель работает в московском офисе компании «Хэдхантер» уже 12 лет и 11 из них — в должности офис-менеджера.

Еще год назад организацией деловых поездок Нинель занималась при поддержке ТМС. В такой работе ей не хватало скорости в получении результата, маневренности и контроля за бизнес-процессами. «Сервисные сборы тоже огорчали, — говорит Нинель. — И тогда я предложила руководству компании перейти на оформление командировок через онлайн-платформу».

С 2019 года закупки в области командировок в компании происходят через онлайн-платформу. «Поначалу мы думали, что они будут комбинированными: часть — через ТСМ, часть — с помощью платформы. Но в итоге отказались: работать через платформу и ее мобильное приложение было так удобно, что все 100% заказов перешли в новую систему».

Первую проверку система прошла при массовой отмене рейсов из Москвы из-за непогоды, когда сотрудникам, работающим в регионах, нужно было вернуться домой. С мобильного приложения система позволила отменить старые и забронировать новые билеты для более 20 человек в течение часа.

Объем командировок в компании на период с января по октябрь текущего года составил более 1000 (без учета возврата билетов, изменения по датам и т. п.). 

В этом году компания «Хэдхантер» вышла на IPO. Логистика поездок топ-менеджмента сложна и чрезвычайно динамична, замечает Нинель. По ее мнению, только использование онлайн-сервиса позволяет реализовывать эту логистику без каких-либо ошибок, с круглосуточным мониторингом и предоставлением дополнительного сервиса коллегам.

«Все, что мне недоставало в работе с агентством, я получила в работе с новой платформой: маневренность, постоянный контроль за бронированием, снижение сервисного сбора», — рассказывает Нинель.

Сейчас новая задача для нее в работе — создать инструмент для оценки службы таким образом, чтобы можно было охватить максимальное количество выезжающих сотрудников, а корректировки в бронирования внести по обратной связи. Нинель планирует реализовать этот проект до конца года.

В работе с поставщиком для нее важны:

1. Клиентоориентированность. «Мне важно, чтобы в любое время дня и ночи мне могли квалифицированно помочь в возникшей проблеме, так, чтобы на расстоянии чувствовалось, что делают как для себя. Фразы „Извините, ничем не могу помочь“, а вслед „Спасибо за обращение“ вызывают только одну реакцию — я начинаю искать альтернативу поставщику», — подчеркивает Нинель.

2. Понятность, прозрачность, доступность всех закупок: в любой момент, с любой даты/фамилии/города, по любому параметру покупки. Это необходимо для анализа и корректировки дальнейших действий.

«У каждой компании свои требования к организации рабочих поездок и, соответственно, к тревел-менеджерам, — резюмирует Нинель. — Что касается „Хэдхантер“, то наша тревел-политика предполагает безопасность и „рабочий“ комфорт, то есть мне нужно минимизировать усталость коллег от дороги и обеспечить им комфортное пребывание вдали от дома. А значит, важно быть человечной, но не расточительной».