Юлия Сосковец ведущий менеджер по кадровому делопроизводству MC-Bauchemie

Стаж работы Юлии в ООО «Эм-Си Баухеми» — 6 лет.

MC-Bauchemie — совместное российско-немецкое предприятие, численность сотрудников которого превышает 2500 человек. Компания представлена в более чем 40 странах и является одним из ведущих производителей продуктов строительной химии и технологий, предлагая клиентам индивидуальные решения в следующих направлениях: бетонная индустрия, инфраструктурное и промышленное строительство, материалы для отделки Plitonit. В российском представительстве на настоящее время работает порядка 350 сотрудников, география деятельности MC-Bauchemie охватывает все регионы России.

В зоне ответственности Юлии находится не только управление процессом бизнес-тревела, но и координация, поддержка и развитие электронного документооборота в компании, а также (частично) кадровое делопроизводство и обучение сотрудников.

В целях повышения квалификации Юлия регулярно посещает мероприятия ABT-ACTE Russia, изучает новостные издания по тематике тревел-менеджмента, обменивается опытом с коллегами. В мае 2019 года на портале Buying Business Travel Russia была опубликована ее статья «Смена роли, или К чему приводит совершенствование процесса управления командировками». «Надеюсь, что в будущем смогу еще на раз появиться в числе экспертов данного издания», — замечает Юлия.

Серьезная работа, проводимая в области тревел-менеджмента, позволила компании достичь больших результатов. «Одним из основных, который мне хотелось бы отметить, касается сокращения тревел-затрат в условиях постоянно растущих тарифов на проезд и проживание, — рассказывает Юлия. — Мы сумели сократить их почти на 20% в сравнении с предыдущим периодом (2017-2018 г.). При этом количество и география поездок осталась на прежнем уровне, а это порядка 1800 командировок в год. Сотрудники успешно реализовали свои планы и цели, что способствовало приросту продаж в компании».

Достижение целей обусловлено отлаженным бизнес-процессом командировок: свыше пяти лет в компании действует единая система учета и организации командировок. Данный OBT предназначен не просто для бронирования сотрудниками билетов/гостиниц, а заключает в себе полный цикл деловой поездки — от внесения командировки до закрытия авансового отчета. Интеграция с внутренней ERP — системой (Microsoft Dynamics AX) — позволяет оперативно и прозрачно отслеживать учет и списание затрат, а также сокращает время ФС на обработку командировочных документов.

«Специфика интеграции и внутренней аналитики дает мне возможность ежегодно повышать уровень технических знаний в части администрирования учетных записей пользователей, разноски документов и исправлении ошибок, инициации доработок для улучшения системы», — подчеркивает Юлия.

Регулярное информирование сотрудников о правилах планирования командировок, оценка сезонности и мониторинг регионов при проведении мероприятий также способствуют снижению командировочных затрат.

При автоматизации процесса деловых поездок сотрудники всегда могут рассчитывать на поддержку коллег 24/7. Юлия добавляет, что в случаях форс-мажора не раз удавалось решить задачу в кратчайшие сроки, несмотря на день недели, часовой пояс и ситуацию. Положительная обратная связь регулярно подтверждает важность выполняемой работы.

«На мой взгляд, важно находиться на стороне сотрудника, помогать ему и делать так, чтобы деловые поездки для него были максимально комфортными, — резюмирует Юлия, — ведь результат каждой командировки напрямую влияет на достижения компании. Но в тоже время надо уметь находить баланс с имеющимися правилами и финансовыми возможностями».