Оксана ЧалыхМенеджер MICE-департамента компании «Демлинк»

В зоне ответственности Оксаны — выполнение заявок в качестве проектного менеджера, помощь и контроль выполнения заявок другими менеджерами в отсутствии руководителя департамента.

Задача менеджера, по мнению Оксаны, — оптимизировать предложение для клиента, договариваться с партнерами о лучшем ценообразовании. Кроме подготовки предложения (сметы и презентации), в ее задачи входит корректно закрывать проводимые мероприятия (документооборот, необходимые формулировки, получение закрывающих документов и т. д.)

Оксана постоянно проводит работу по сотрудничеству с постоянными и новыми клиентами компании. Многие новые заказчики агентства становятся постоянными благодаря профессионализму Оксаны. Также Оксана проводит работу с поставщиками по получению лучших цен для клиентов.

В течение лета она приняла участие в обучающих семинарах по всему спектру услуг business travel & MICE внутри компании Демлинк, а также приняла участие в тренинге «Правила ведения переговоров».

Работой с договорами в компании занимается юридический отдел, но в рамках проектов зачастую Оксане приходится прилагать усилия к получению лучших условий от поставщиков и для клиента, и для компании «Демлинк».

Самым большим вызовом для Оксаны за последний год стало оформление 50-ти итальянских виз в регионах России менее чем за месяц до мероприятия. Оформление виз в регионах занимает порядка 2-3 недель, не считая времени на сбор документов клиентами и подготовки их к рассмотрению. Благодаря четко выстроенной схеме работы с партнерами в регионах, отлаженной коммуникации с клиентом визы для заказчика были оформлены в необходимый срок.

Вот лишь некоторые проекты, которые особенно удались Оксане:

1. Инсентив для корпоративного клиента 16-22 апреля 2018 года (15 чел.).

Место проведения: города Осака, Токио (Япония).

Задачи: логистика, проживание, питание, экскурсионная программа, визовая поддержка.

2. Цикловое совещание для фармацевтической компании 25 февраля-03 марта 2019 года (120 чел.).

Место проведения: г. Белград (Сербия), Hyatt 5*

Задачи: конференция, экскурсионная программа, питание, проживание, гала-ужин, логистика.

3. Выездное мероприятия для компании производителя напольных покрытий 13-16 марта 2019 года (45 чел.).

Место проведения: г. Зальцбург (Австрия), Mercure City 4* и г. Вена, 25 hours 4*.

Задачи: логистика, конференция, трансферы, проживание, питание, тимбилдинг, визовая поддержка.

4. Инсентив для клиентов автодилера 05-12 апреля 2019 года (40 чел.).

Место проведения: Шанхай, Ченду, Гуанчжоу (Китай).

Задачи: логистика, визовая поддержка, трансферы, проживание, питание, экскурсионная программа.

5. Выездное мероприятие для клиентов косметической компании 7-12 апреля 2019 года (50 чел.).

Место проведения: г. Ницца (Франция), Westminster 4*

Задачи: логистика, конференция, трансферы, проживание, питание, визовая поддержка.

6. Инсентив для компании производителей светотехнического и электротехнического оборудования 18-20 апреля 2019 года (120 чел.).

Место проведения: г. Амстердам (Голландия), XO Couture 4*

Задачи: проживание, логистика, экскурсионная программа, питание, визовая поддержка.

7. Выездное мероприятие для компании мобильного оператора 27-29 июня 2019 года (27 чел.).

Место проведения: г. Прага (Чехия), Grandior4*

Задачи: логистика, проживание, конференция, экскурсионная программа.

8. Выездное мероприятие для клиентов косметической компании 11-16 июля 2019 года (28 чел.).

Место проведения: г. Дублин (Ирландия), The Morgan 4*

Задачи: логистика, проживание, конференция, экскурсионная программа, визовая поддержка.

9. Инсентив для IT-компании 23-27 сентября 2019 года (11 чел.).

Место проведения: г. Токио (Япония), отель Celestine 4*

Задачи: проживание, питание, экскурсионная программа, визовая поддержка.

10. Выездное мероприятие клиентов косметической компании 22-27 сентября 2019 года (20 чел.).

Место проведения: г. Барселона (Испания), Catalonia Eixample1864 4*

Задачи: логистика, проживание, конференция, экскурсионная программа, визовая поддержка.