Эльвира Агаларова главный специалист Zelenski Club & MICE

Профессиональный опыт Эльвиры так или иначе всегда был связан с индустрией делового туризма и организацией мероприятий (деловых или развлекательных). С 2000 года она занималась студенческими программами культурного обмена и стажировок в США. Далее работала в сфере конгрессно-выставочной деятельности и организовывала крупные международные медицинские конгрессы с количеством участников от 300 человек и выше, проводила мероприятия с участием звезд шоу-бизнеса, занималась персоналом в сфере HoReCa, а также успела поработать на стороне клиента («РЖД») в международных перевозках.

Пришла в компанию ZCTS в 2017 году в отдел DMC, после Чемпионата мира по футболу присоединилась к отделу MICE и на данный момент является старшим специалистом Департамента по организации корпоративных мероприятий (MICE).

Zelenski Corporate Travel Solutions — одна из ведущих компаний на рынке бизнес тревел-услуг с более чем 20-летним опытом работы, которая успешно занимается организацией и проведением корпоративных мероприятий, тренингов, выездных семинаров, поощрительных поездок, командообразующих мероприятий (team building), а также торжеств и праздников различного уровня сложности в России и за рубежом более 15 лет.

«Почему мы лучшие? Мы мыслим творчески и креативно, мы лучшие логисты, мы команда и строим открытые и честные отношения!» — говорит Эльвира.

Зона ответственности Эльвиры:

• Оперативная и эффективная обработка запросов и заявок клиентов, ведение переговоров;

• Формирование коммерческого предложения и подготовка проектно-сметной документации (программа мероприятия и сводная смета), подготовка пакета участника для выездных мероприятий (авиабилеты, ваучеры на проживание, страховки, программа поездки, сопроводительные документы — карты, памятка путешественнику и прочее);

• Координация мероприятия на площадке или дистанционно. Контроль качества оказываемых подрядчиками услуг. Взаимодействие с клиентом в ходе мероприятия и оперативное внесение изменений;

• Взаимодействие с поставщиками, подготовка договоров;

• Организация инспекционных поездок клиента на площадки;

• Подготовка и реализация проекта;

• Взаимодействие с авиа-, паспортно-визовым департаментами при подготовке расчетов и предложения;

• Участие в многопрофильных выставках, воркшопах и форумах.

Эльвира разработала собственный чек-лист по мероприятию, алгоритм взаимодействия с паспортно-визовым и авиа-департаментом для оптимизации внутренних процессов.

Ввела новую традицию — утренний кофе с коллегами и разговоры о текущих проектах, новинках в индустрии, рассказах о новых направлениях, открытиях. «Благодаря таким ежедневным мини-собраниям мы стали сплоченной командой, — поясняет Эльвира, — можем делиться друг с другом ценной информацией и добавлять в каждый проект особые фишки, спасать коллег от ошибок и, наоборот, учиться у каждого чему-то новому (или забытому старому)».

Как и в бизнесе в целом, главное в работе с поставщиками, по мнению Эльвиры, найти точки соприкосновения и настроить диалог между сторонами. Всегда готова выслушать, оптимизировать, обсудить спорные моменты с коллегами из юридического департамента. Компромисс достигаем в 99% случаев.

«Мир не стоит на месте, тенденции меняются, — рассуждает Эльвира. —  Как профессионал своего дела я обязана следить за изменениями, открытиями, событиями в индустрии. Конечно, посещаю воркшопы, выставки и бизнес-форумы. Все эти мероприятия способствуют расширению кругозора, общению с коллегами... Но лучший тренинг для меня — реализация проекта на месте, практическая сторона всегда наиболее эффективна для саморазвития и профессионального роста».

Каждое мероприятие для Эльвиры — это вызов со своими целями, улыбки участников, спокойствие координатора со стороны заказчика, удовлетворенность корпоративного покупателя результатом. А по итогам — новые запросы от клиентов, которые впоследствии становятся не просто заказчиками, а коллегами и даже друзьями. Также каждое новое мероприятие — это новый опыт для нее как специалиста, новые пройденные преграды и личные достижения, расширение географии и кругозора.

«Рецепт моего успеха — контроль всего! — рассказывает Эльвира. — Каждый элемент событийного паззла нужно контролировать, думать на три шага вперед, предугадывать возможное развитие событий и продумывать план Б и В, быть внимательной к деталям и далее. И, конечно же, позитивный настрой, если MICE-менеджер спокоен и позитивен, все пройдет четко!»

Самый большой вызов для нее — участие в организации мероприятий в период Чемпионата мира 2018. Эльвира выступала в качестве принимающей стороны при реализации программ пребывания для крупных международных компаний. В условиях такого масштабного события проверялись на прочность все участники событий — отели, транспортные компании и сами организаторы. Необходимо было успевать коммуницировать со всеми, следить за каждым изменением и реагировать за секунды и моментально решать абсолютно любые вопросы, учитывая пожелания иностранных гостей-клиентов.

«За этот недолгий период я выросла профессионально, реализовала разного формата мероприятия (конференции, симпозиумы, инсентивы, торжественные события) и пополнила клиентский портфель компании. Научилась мыслить нестандартно и реализовала несколько авторских программ», — отмечает Эльвира.