Мария ЗахароваРуководитель направления Деловые и протокольные мероприятия ООО «СИБУР». Директор, Поддержка бизнеса, Обособленное структурное подразделение ООО «СИБУР» в г. Нижний Новгород

«СИБУР» является крупнейшей в России интегрированной нефтехимической компанией. Здесь покупают и перерабатывают углеводороды в пластики, каучуки и другие продукты с высокой добавленной стоимостью, предлагая актуальные технологические решения и улучшая качество жизни людей. Сотрудники холдинга, а это более 26 000 человек, вносят свой вклад в достижение успеха клиентов компании, представляющих химическую отрасль, FMCG-сектор, автомобильную индустрию, строительный, энергетический и другие сектора в 80 странах по всему миру.

В зоне ответственности Марии — координация процесса организации мероприятий для холдинга (официальные, протокольные, корпоративные), совершенствование всех этапов, связанных с их организацией, проведение комплекса мероприятий, повышающих эффективность оказания услуг внутренним заказчикам (работники предприятий компании «СИБУР») и сокращающих издержки на операционную деятельность.

В компании принято решение о реализации централизованного подхода к организации корпоративных массовых мероприятий: летний праздник «День рождения компании» и зимний корпоративный новогодний праздник. Важно, чтобы независимо от местоположения предприятия (Москва, Краснодар, Тюмень, Тобольск, Свободный и так далее) работники получали единое качество и единую идеологию корпоративного мероприятия.

Основные задачи централизации:

• Элемент социального пакета сотруднику;

• Повышение уровня лояльности работников;

• Развитие корпоративной культуры;

• Кросс-функциональное общение работников;

• Сплочение коллектива площадки;

• Нет «мы и они» — есть «мы»;

• Трансляция вектора развития/ приоритетов компании.

В течение 2018 года был реализован пилотный проект, который был признан успешным, а в 2019 году он был транслирован в качестве целевого подхода на всех предприятиях холдинга.

На базе обособленного структурного подразделения компании «СИБУР» в Нижнем Новгороде был создан центр экспертизы по организации мероприятий — «Центр MICE».

Для реализации подхода все предприятия холдинга были разбиты на кластеры, было осуществлено объединение некоторых предприятий, находящихся в одной географической локации. В целом, на всех предприятиях «СИБУРа» в России и за рубежом работает 26 тыс. человек.

Реализация подхода по централизации организации мероприятий позволила компании:

∙ Повысить уровень лояльности работников предприятий к корпоративной культуре «СИБУРа»;

∙ Объединить работников холдинга за счет организации мероприятий в единой тематике с применением единой концепции и стандартов и территориального объединения предприятий;

∙ Создать единые и максимально равные условия для работников всех площадок холдинга при организации корпоративных мероприятий;

∙ Консолидировать и централизованно вести график всех мероприятий с учетом плана посещения площадок руководством холдинга;

∙ Осуществить методологическую поддержку и консультации по вопросам организации мероприятий, ведение документооборота (back-office);

∙ Создать единую базу всех мероприятий холдинга.

Задачи на будущее — организация мероприятий различного формата и масштаба силами Центра по организации мероприятий MICE для всех предприятий компании. 

В части оптимизации и усовершенствования взаимоотношений с клиентами и поставщиками при реализации централизованного подхода была разработана Единая унифицированная форма договора с подрядчиком, что позволило максимально обобщить и систематизировать взаимодействие с подрядчиками. Также проведена классификация и квалификация агентств и разработана закупочная стратегия по работе с подрядчиками и по подходу к закупкам. Было принято решение осуществлять закупку услуг на организацию мероприятий также централизованно два раза в год.

Самым большим вызовом для Марии стало согласование с руководителями компании унифицированной концепции, перераспределение на предприятиях общего подхода к организации, создание кросс-функциональных рабочих групп на каждом предприятии холдинга (поддержка бизнеса, HR, профсоюзная организация). «Было сложно показать и доказать, что управлять организацией мероприятий можно удаленно, включая не только организационные моменты, но и выбор концепции, взаимодействие с подрядчиками. При этом рынок подрядчиков оказался готов и открыт к обновленному подходу, и мы получили можно интересных концепций и идей по реализации/event production, — говорит Мария. — Сложно работать на два города и при этом оставаться погруженным во все нюансы как и корпоративного центра, так и нижегородского офиса».

Основным достижением за указанный период, помимо реализации самой системы организации унифицированных мероприятий, Мария считает построение в двух офисах единой команды, которая эффективно решает поставленные задачи: «Проведенная работа также позволила нам лучше изучить подрядчиков, региональные площадки, принципы работы в зависимости от регионов проведения мероприятий».