Елена Зеленованачальник отдела делопроизводства, менеджер по организации деловых поездок ООО "ПЕНОПЛЭКС СПб"

В «ПЕНОПЛЭКС СПб» Елена уже 12 лет занимается организацией деловых поездок. Когда она только пришла в компанию (не в качестве руководителя, а исполнителя) организация сотрудничала с агентством-посредником (субагентом ТМС), а заявки на командировки оформляли в печатном виде, отправляя их по факсу. За годы работы Елены в компании кардинально изменилось само понятие организации командировок и у меня, как у руководителя, отвечающего за качество, четкость и оперативность этого процесса, и у самих сотрудников, направляющихся в командировку.

Компания «ПЕНОПЛЭКС СПб» — крупнейший российский производитель строительных и декоративно-отделочных материалов на основе полимеров. Головной офис организации находится в Санкт-Петербурге, его численность превышает 200 человек. Количество сотрудников филиалов, представительств и иных подразделений — более 4 000 человек. За последний год география присутствия компании в стране и даже в мире сильно расширилась — она растет с большой скоростью и размахом и охватывает территории от Нижегородской области до Средней Азии.

«Индустрия организации командировок очень тесно сопряжена с MICE, — говорит Елена. — ТМС порой навязчиво предлагали мне свои услуги на этом направлении, но, честно признаться, я не до конца понимала даже смысла этого понятия... За все эти годы работы в компании я была очень далека от процесса организации каких-либо мероприятий: эти функции традиционно были возложены на другое подразделение. Я и представить не могла, что модное и красивое слово MICE, даже не знакомое мне ранее, станет мне в какой-то момент ближе и роднее, чем организация командировок».

Все изменилось перед Новым (2019-м) годом, когда Елене поручили организацию новогоднего корпоратива. «Это казалось, на первый взгляд, практически невыполнимой задачей, ведь новогоднее корпоративное мероприятие в нашей компании — это достаточно масштабное событие, которое с нетерпением ждут сотрудники практически целый год», — делится Елена. 

Вводные данные: 200 человек, масимальная торжественность (даже «пафосность») и зал в центре города. «Наша аудитория каждый год ждет чего-то необычного: просто сидеть за столами и смотреть весь вечер выступления неизвестных (а может, и известных) артистов уже давно никому не кажется интересным. Да и самим сотрудникам в этот вечер хочется отдыхать, а не выступать на праздничной сцене (такой опыт тоже был)», — рассказывает Елена Зеленова.

Было решено арендовать одну из лучших площадок центрального района — отель «Коринтия»; тематикой новогоднего вечера стал «Рождественский экспресс», призванный пронести всех гостей по городам, где располагаются филиалы компании. Директора филиалов на каждой «остановке» Рождественского экспресса передавали поздравления с большого экрана всем сотрудникам в формате небольших видеороликов. Кроме этого, всех директоров даже самых удаленных от Санкт-Петербурга филиалов пригласили на праздник, и они лично присутствовали на торжестве. Было организовано несколько фотозон для сотрудников: конечно, все на тему Рождественского экспресса.

На праздник был приглашен один из лучших в Санкт-Петербурге (TOP13SPB) ведущих. Отличным решением стало живое выступление музыкальной группы, под зажигательные номера которой с удовольствием танцевали все гости.

Также заранее были сняты несколько клипов, сценок и номеров с участием сотрудников, которые во время вечера продемонстрировали на большом экране. «Гвоздем программы», вызвавшим самые бурные овации, стал клип по мотивам нашумевшей «Богемской рапсодии», который отсняли на одном из самых значимых заводов компании «ПЕНОПЛЭКС СПб» с участием большой режиссерской и съемочной группы.

Далее Елене поручили организовать трехдневный корпоративный выезд коллег головного офиса на горнолыжный курорт в Ленинградскую область. Мероприятие для компании — уже традиция: каждый год сотрудники выезжает на зимний День здоровья, чтобы сразиться в командной борьбе за первое место в спартакиаде, ведь давно известно, что командные соревнования укрепляют корпоративный дух, сплачивают коллектив и позволяют наладить контакт с коллегами из других отделов и подразделений. «Мне хотелось чем-то удивить коллег, чтобы именно этот выезд отличался от предыдущих и им запомнился», — комментирует Елена.

Было решено арендовать горнолыжный склон на курорте. В итоге были заселены коттеджи и отели практически всего курорта. На площадку привезли съемочную группу, режиссеров и ведущих. Организованный квест стал самым удивительным и масштабным на территории курорта Ленинградской области. Сотрудники компании проходили его практически весь день. Монтаж конструкций квеста занял несколько дней и состоял из множества зон с испытаниями разной специфики и характера: от заданий на координацию, силу и ловкость до задач на сообразительность. 

После квеста всех желающих пригласили на горнолыжный склон для свободного катания, новичков ждали инструкторы для проведения урока для начинающих. Вечером сотрудники отдыхали в дружеской и расслабленной обстановке в ресторане, подводили итоги ушедшего года, озвучивали грандиозные планы на следующий год.

А в сентябре Елену попросили организовать мероприятие, грандиозности и масштабов которого компания прежде еще не знала: нужно было пригласить в Санкт-Петербург самых значимых покупателей продукции «ПЕНОПЛЭКС СПб» из различных регионов России и ближайшего зарубежья для настоящего турнира на главной футбольной арене страны — «Газпром Арене» («Зенит Арене»). «Пройти на эту арену всегда было сложно и болельщикам, и зачастую даже играющим футбольным командам: слишком серьезный режим безопасности стадиона, — делится Елена. — Это казалось совершенно невозможным и мне: провести на главную футбольную арену страны 90 человек для игры в футбол... На этапе переговоров нам запрещали вообще заходить на стадион, и уж тем более — выходить на газон, на котором проходили и проходят важнейшие футбольные игры мира. Но всё удалось: мы сшили всем игрокам командные формы, организовали настоящую игру. Пригласили судей и футбольного комментатора Федора Погорелова. Даже у меня, организатора всего этого мероприятия, было полное ощущение, что я нахожусь в эпицентре настоящего футбольного турнира». 

Для «Зенит Арены» такой формат мероприятия тоже оказался в новинку. Гости признались, что еще никогда не присутствовали на площадках подобного масштаба и не участвовали в таких мероприятиях.

Елена уверена: все цели, которые были поставлены перед ней в этом году в части MICE, она выполнила. «Мне очень нравится быть организатором мероприятий и частью этой всеобщей радости и восторга людей, — резюмирует Елена. — И мне бы очень хотелось продолжать свою деятельность именно в этом русле. Думаю, мне удалось донести до руководства компании, насколько важно проводить подобные мероприятия и радовать и сотрудников, и партнеров. В новом году я планирую организовать еще более масштабный слет дистрибьюторов. О конкретных планах пока умолчу: пусть коллеги и партнеры удивятся».