Лидия Бганцоваруководитель направления отдела организации командировок компании «ЛокоТех»

Лидия Бганцова — руководитель направления отдела организации командировок в компании «ЛокоТех». Основная задача Лидии на данном направлении заключается в централизации и автоматизации процесса оформления и организации служебных командировок как в управляющей компании, так и во всех ее филиалах и подразделениях.

ООО «ЛокоТех» управляет активами, обеспечивающими обслуживание, ремонт, модернизацию и передачу в лизинг локомотивов, производство узлов и деталей для предприятий железнодорожного машиностроения. В периметр группы управляемых активов входят ООО «ЛокоТех-Сервис», АО «Желдорреммаш», ООО «ЛокоТех-Лизинг», ООО «Торговый дом ЛокоТех», ООО «ЛокоТех-Промсервис» и др. Производственную базу составляют десять локомотиворемонтных заводов и около 90 сервисных депо по всей России.

В компанию Лидия пришла в ноябре 2016 года в качестве ведущего специалиста секретариата. В конце 2017 года было принято решение выделить отдел организации командировок с целью контроля, оптимизации и автоматизации процесса командирования, в котором впоследствии Лидию назначили руководителем.

«За предыдущий год совместно с нашим контрагентом ООО „Интернейшнл Бизнес Центр“ нам удалось внедрить систему онлайн-бронирования „Ракета“ во всех подразделениях ГК „ЛокоТех“, а это управляющая компания „ЛокоТех“, три филиала ООО „ЛокоТех“, десять заводов АО „Желдорреммаш“, девять филиалов ООО „ЛокоТех-Сервис“, а также 88 сервисных локомотивных депо, и провести обучение ответственных сотрудников как на местах, так и удаленно посредством ВКС», — рассказывает Лидия.

Таким образом, за довольно короткий промежуток времени компании удалось добиться следующих результатов:

1. Проведена актуализация локальных нормативных актов и создано единое Положение по командировкам для всех структурных подразделений группы компаний (более 60 000 чел.);

2. Начата техническая настройка единой системы командирования сотрудников (внутренние системы ЭДО+1С+СЭА);

3. Обеспечена прозрачность командировочных расходов. Теперь управляющая компания(руководство) имеет возможность в режиме онлайн отслеживать заказы (около 200-300 заказов в день) всех своих подразделений и контролировать командировочные расходы каждого сотрудника, что ранее было невозможно, так как каждое подразделение направляло сотрудников в командировки «по старинке» путем выдачи денежных средств под аванс. Такая система значительно усложняла отслеживание лимитов по командировочным расходам, которые утверждены локальными нормативными актами, а также делали невозможным планирование бюджета командировочных расходов;

4. Налажено прямое взаимодействие с авиакомпаниями S7 Airlines и «Аэрофлот». Действие 3d-соглашений позволяет в среднем экономить около 6 % на затраты при покупке авиабилетов;

5. Постоянно пополняется список гостиниц с корпоративными тарифами для сотрудников ГК «ЛокоТех», что также позволяет экономить около 6 % затрат на проживание (сейчас это порядка 40 гостиниц по всей территории России);

6. Заключены соглашения с транспортными компаниями Gett Taxi и «Яндекс. Такси» в части пассажирских перевозок в соответствии с нормами, установленными локальными нормативными актами.

Сейчас под руководством Лидии все подразделения компании переходят на электронный документооборот для оптимизации процесса обработки первичной документации и сдачи авансовых отчетов.

«Самое важное для меня в работе — видеть результат, — отмечает Лидия. — Профессия тревел-менеджера предполагает постоянное взаимодействие и общение с коллегами, обучение. Я получаю удовольствие, выстраивая четкую структуру там, где ее никогда не было. Мы полностью изменили систему командирования всей компании, в которой трудятся 60 000 человек! Сначала мне казалось это невозможным, и на реализацию этой задачи я отводила два года, но нам удалось уложиться в год».

По мнению Лидии, профессионального тревел-менеджера отличают такие качества, как умение работать в режиме многозадачности, коммуникабельность, нацеленность на результат, гибкость к изменениям, оптимистичный настрой, а также способность подстраиваться под цели и задачи бизнеса.